Bonjour, jeunes gestionnaires ! Vous vous demandez comment maîtriser les finances, son budget et faire progresser votre carrière ? Cet article est pour vous.
Pourquoi Bâtir un Budget est Essentiel pour Vous ?
Dans l’article « La Finance : Votre Partenaire Clé pour la Réussite Budgétaire« , nous avons vu pourquoi un budget est crucial. Maintenant, concentrons-nous sur comment vous pouvez le faire concrètement. Que vous soyez dans une grande entreprise ou une petite structure, la gestion financière est une compétence clé qui vous distinguera.
Mais, qu’est-ce qu’un Budget ?
Un budget est un plan financier qui détaille les revenus et les dépenses prévus sur une période donnée. Il sert de feuille de route pour la gestion des ressources et aide à atteindre des objectifs financiers spécifiques.
Ici, nous nous interessons au Budget Opérationnel de votre groupe : Il détaille les revenus et les dépenses liés aux activités quotidiennes de l’entreprise ou du département. Il inclut les salaires, les coûts des matières premières, les frais de fonctionnement, etc.
L’Apprentissage Avant Tout
Faire un budget et l’oublier ne vous aidera pas. Vous devez :
- Établir votre budget avec précision.c’est la planification : Un budget est avant tout un outil de planification. Il vous oblige à réfléchir à vos objectifs, à vos ressources disponibles et à la manière dont vous allez les utiliser.
- Suivre vos dépenses régulièrement.C’est le contrôle : Un budget permet de contrôler les dépenses et de s’assurer qu’elles restent alignées avec les objectifs. Il offre un cadre pour suivre les performances et identifier les écarts.
- Faire des points de validation pour voir où vous en êtes par rapport à vos prévisions.
- Communiquer avec les autres groupes : Le processus budgétaire implique souvent une communication entre différentes parties prenantes (équipes, départements, direction). Il favorise la transparence et l’alignement des objectifs.
Et cela même si votre entreprise ne le demande pas, vous devez le faire pour maîtriser votre exécution en tant que chef de groupe. Ne pas être dans l’enveloppe de budget est un indicateur clé de performance de votre groupe et aussi un avertissement de risque pour les projets à venir, car si vous êtes en surcoût sur un projet, il y a de très fortes probabilités que vous allez démarrer en retard les autres projets.
Les Fondamentaux de l’Estimation et du Suivi
les conseils essentiels pour bâtir votre budget
- Regardez le budget de l’année précédente et le montant réellement dépensé, prenez le temps de comprendre les raisons des écarts: embauche, maladie, retard projets, est-ce une personne qui a quitté et qui aurait été remplacé par une personne junior, une erreur d estimation,..
- Comparez votre nouveau budget avec celui de l’année précédente et comprenez pourquoi le montant est différent par rapport au réalise de l’année précédente, vous ne faîtes pas cela pour défendre ou justifier votre budget, vous devez faire cela pour comprendre et rationaliser vos décisions. Sans cette analyse vous ne serez pas bien équipé pour comprendre les écarts dans l’année et pour l’expliquer.
- Au Québec, une personne travaille environ 1864 heures par an (en tenant compte des vacances, jours fériés et week-ends). Si vous affectez une personne à 40 heures par semaine sur tous les projets, elle n’aura pas de temps pour la formation, les réunions d’équipe, etc. Visez plutôt un taux d’affectation de 80-85 %.
- Estimez les coûts de voyages, formations et conférences. La formation est stratégique, aidez vos employés à élaborer leurs plans de formation et allouez un budget équilibré entre cet investissement et l’atteinte des objectifs de l’équipe.Prenez cette habitude, dès vos premiers postes en gestion, elle vous aidera pendant toute votre carrière, chaque élément du budget doit amener une valeur pour l’entreprise et les personnes.
A partir du plan de charge de son equipe, vous aurez le nombre d’heures, les besoins en ressouces, employes temps plein, contracteurs, et stagiaires. Vous pouvez vous référer à l’article De la planification annuelle à celle de sa semaine : Maîtriser la gestion du temps
Création et revue de votre plan de charge
Évitez de fractionner excessivement les activités,
- Car cela diminue l’efficacité. Soutenez vos équipiers en limitant le nombre de projets parallèles et en favorisant un travail séquentiel. Une bonne pratique consiste à avoir au maximum deux ou trois projets simultanément par personne, avec un projet majeur et les autres en soutien.
Validez les estimations globales de temps d’exécution.
- En fractionnant trop les tâches vous mettez sur toutes les lignes de la surestimation. Et vous ne donnez pas le pouvoir d’agir à vos équipes, vous êtes en micro-management. Le plus efficace est d’estimer par blocs et ajuster selon l’expérience. Ce que j’ai appris par moi-meme est très bien expliqué et théorisé par Le Project Management Institute (PMI): l’estimation par blocs et l’ajustement progressif sont plus précis que les estimations trop détaillées (PMI, ‘A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide),’ 2017).
Soyez réalistes avec vos employés
- des délais inatteignable les démotiveront. Ces estimations doivent être discutées ouvertement, stimulant l’émulation et le développement personnel. Mon expérience en tant que concepteur me l’a appris. Entre ma première année et ma troisième de travail, mes temps d’exécution n’étaient simplement plus comparables. Avec le temps, la dextérité dans la manipulation des outils et la connaissance métier a grandi, c’est ce que l’on appelle l’expérience. Les mesurer et donner des objectifs réalistes aident grandement au développement de tous. Mesurer cette progression est motivant si cela est fait dans un climat de confiance et avec une communication ouverte.
Comprendre le coût d’une accélération ou le coût de mettre un projet en pause
- Et donc le coût du redémarrage de l’activité. Ainsi, lors des discussions de stratégie, planification, vous pourrez amener des éléments factuels qui permettront de comprendre les impacts des décisions. Vous pouvez évidemment proposer des alternatives pour limiter les impacts, tant et aussi longtemps que vos propositions restent en accord avec l’éthique de votre rôle et la protection de la santé mentale de vos employés.
Suivi de votre budget
- Apprendre à faire un suivi régulier, à trouver des solutions pour équilibrer, à pouvoir en avance de phase prévenir des dépassements. Lorsque vous passez trop de temps sur un projet, cela veut dire que vous allez décaler d’autres projets. Et cela peut avoir un effet sur les autres groupes qui attendent vos analyses ou « inputs ». La beauté dans une entreprise, c’est cette interdépendance entre les groupes. Ne pas avoir les données à temps pour faire son analyse, prendre la décision, impacte ceux qui vont prendre la suite dans l’exécution d’un projet.
Pour conclure
Ce bloc d’apprentissage est la fondation pour le futur. C’est en pratiquant, en prédisant, en suivant et en comprenant les écarts que vous vous améliorerez dans vos prévisions. Peter Drucker, un pionnier du management moderne, résume cela en une simple et efficace phrase ‘Ce qui est mesuré est géré.’
Vous apprendrez à faire grandir les compétences de vos employés en les aidant à quantifier leur progrès.
Et donc votre Rôle en Tant que Chef de Groupe/Section
En tant que chef de groupe, vous êtes responsable de :
- Livrer les projets à temps et dans les budgets.
- Gérer les formations, conférences et voyages de votre équipe.
- Suivre de près les coûts de vos projets.
Conseils Pratiques :
- Utilisez un tableur (Excel, Google Sheets) pour suivre vos dépenses et votre budget. voir dans outils : création de son budget
- Fixez des réunions régulières avec votre équipe pour discuter des dépenses et des ajustements nécessaires.
- Ne soyez pas timide pour poser des questions au service financier. Ils sont là pour vous aider !
Développement Continu et Progression
C’est en pratiquant, en prédisant, en suivant et en comprenant les écarts que vous vous améliorerez dans vos prévisions. Vous apprendrez à faire grandir les compétences de vos employés en les aidant à quantifier leur progrès. En tant que gestionnaire, vous voulez que votre groupe soit reconnu pour sa qualité de livrer à temps, sans défaut et dans le budget. Votre rôle est d’aider à mettre en place cette discipline qui permet d’être un partenaire fiable dans l’exécution. Cela vous permettra d’apprendre et de devenir ainsi de plus en plus fiable.
Perspectives d’Avenir et Évolution
La gestion financière est une compétence essentielle qui vous aidera à progresser. Ne vous découragez pas si vous faites des erreurs au début. L’important est d’apprendre, de s’améliorer et de devenir un gestionnaire financier de plus en plus fiable. Dans un article à venir, je présenterai les apprentissages de gestion budgétaire lorsque vous prendrez un groupe de plus grande ampleur.
🛠️ Trois actions simples pour maitriser votre budget
Construire ton budget d’heures en blocs, pas en micro‑tâches
Pour estimer :
utilise des blocs de travail,
ajuste selon l’expérience des intervenants,
discute et valide les estimations avec l’équipe.
Tu évites la micro‑gestion, tu responsabilises tes employés et tu gagnes en précision.
Planifier la capacité réelle de ton équipe (et pas la capacité théorique)
Applique systématiquement la règle :
1 employé = 80–85 % de capacité réelle, jamais 100 %.
Cela évite : les retards en cascade,les surcharges invisibles,
les projets qui démarrent en retard faute de disponibilité.
Tu deviens un gestionnaire fiable, car tu prévois juste
Faire une “autopsie du budget horaire” de l’année précédente
Avant de construire ton budget, analyse les écarts entre prévu et réalisé,
identifie leurs causes (maladie, départ, retard projet, mauvaise estimation, impondérables…),
Cette étape seule améliore déjà la précision de ton budget de 20 à 30 %.
C’est la base de toute progression.
👉 Ces trois actions simples renforcent votre posture de manager et vous rapprochent de votre potentiel.
Coaching ou mentorat : votre choix, votre croissance
Je suis Franck Dervault, fort de nombreuses années d’expérience professionnelle et désormais en voie de certification comme coach. Je propose deux approches distinctes :
- Le coaching, pour vous aider à libérer votre potentiel grâce à la réflexion, la présence et la découverte guidée.
- Le mentorat, pour partager les leçons, les stratégies et les enseignements de mon parcours afin que vous puissiez relever vos défis avec confiance.
Quelle que soit la voie que vous choisissez, mon objectif reste le même : vous aider à réaliser que vous êtes plus sage que vous ne le pensez, avec un potentiel immense qui ne demande qu’à être révélé.
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