Aujourd’hui, pour les projets impliquant de multiples parties prenantes, gérer les contributions de chacun en termes de qualité et de délai peut être une tâche très prenante. J’ai géré de nombreux projets complexes. Pour une communication efficace, une autonomie accrue et un succès garanti, j’utilise et recommande la Liste des points ouverts (LPO).
Pourquoi la LPO est essentielle?
Lorsqu’on gère des projets complexes avec divers contributeurs,une gouvernance claire est essentielle. La LPO facilite cela en:
- Centralisant la communication: On a une liste unique pour toutes les questions, demandes et actions. Il n’y a plus de compte-rendus de réunion ou de chaînes de courriels à suivre. Il suffira de consulter la liste centrale.
- Favorisant la responsabilisation. Lorsqu’un nouveau problème ou une nouvelle demande est faite, clarifiez la description. Obtenez ainsi un engagement ferme à répondre dans un délai précis. Cela renforcera l’autonomie et la responsabilisation de votre équipe de projet. Comme cela, chacun comprend ce qui est en jeu si nous ne pouvons pas répondre. Lorsque l’équipe est suffisamment mature, elle met à jour le fichier elle-même. Elle saisit les questions ou demande des clarifications et ferme les actions lorsque la contrepartie a accepté la réponse.
- Améliorant la transparence: En offrant une visibilité totale à tous les contributeurs sur l’avancement du projet et les obstacles potentiels.
Comment faire une LPO efficace, principes fondateurs:
- Éviter la duplication: Si une tâche ou une contribution figure déjà dans votre plan de projet, ne le répétez pas dans la LPO.
- Ne pas l’utiliser pour suivre la validation des requis du projet: La LPO n’est pas un outil pour démontrer la conformité aux exigences, donc ne suivez pas les exigences et/ou les plans de test avec cette approche.
- La LPO n’est pas un registre des risques: Donc, gardez la gestion des risques séparée; la LPO se concentre sur les problèmes ouverts et les actions pour synchroniser l’équipe.
- Gardez le focus et la lisibilité: Visez moins de 100 éléments actifs en même temps. La LPO doit être facilement digestible et gérable.
- La clarté est essentielle: Ainsi chaque élément a un demandeur, une personne qui prend action et une date de réponse. La personne chargée de l’action doit accuser réception de la demande; ce faisant, la demande est considérée comme claire, et le temps imparti comme raisonnable pour répondre.
- Évaluation de l’impact: Comprenez l’impact potentiel du retard (jalons manqués, implications financières, matérialisation des risques) pour chaque élément et attribuez une priorité en conséquence. Pour simplifier cette évaluation, utilisez la même méthode que celle utilisée dans votre registre des risques: deux dimensions: probabilité et impact.
Rendre vos réunions de coordination efficace
- Revues rapides: Le Bureau de gestion de projet (PMO) doit identifier seulement les changements d’état et mettre en évidence les éléments approchant de leurs échéances. La demande à chaque participant est une mise à jour générale: « Avez-vous un élément à risque ou non? » . Ne passez pas en revue chaque ligne,responsabilisez vos contributeurs, le demandeur et celui qui va répondre. Un retard de livraison inattendu engage la responsabilité des deux parties. Elles auraient dû anticiper et prévenir. En adoptant cette approche on encourage la solidarité entre elles. Et pour atteindre cela, on ne doit pas chercher a trouver la cause du retard, mais à déterminer les prochaines actions pour limiter les impacts sur le projet.
- Capturer les actions: Enregistrez les questions des réunions (mises à jour de planification, révisions budgétaires, évaluations des risques) directement dans la LPO.
La LPO, la mémoire de votre projet
- Rappels hebdomadaires: Utilisez la LPO pour envoyer des relances et suivre les progrès.
- Métriques: Concentrez vous sur les progrès et son dynamisme. partagez le nombre d’éléments répondus, les créations et ceux qui ont changé d’état d’avancement.
- Célébrer les succès: Reconnaissez les réalisations et le respect des dates, cela encourage l’attitude de respecter sa promesse, ou de prévenir des risques. Se faisant, le groupe améliorera sa fiabilité dans l’exécution et sa confiance intrinsèque en sa solidarité.
Conclusion
Lorsqu’elle est mise en œuvre efficacement, la LPO est un outil puissant pour fédérer les équipes, favoriser la collaboration et mener les projets au succès. Elle transforme les projets complexes en initiatives gérables avec une communication claire, une responsabilisation et une transparence. Adoptez la LPO et découvrez la différence qu’elle peut apporter à votre pratique de gestion de projet.
Lien vers fichier modèle téléchargeable: LPO.xlsx
Question: Que proposez-vous comme alternative à la liste des points ouverts?
🛠️ Trois actions simples pour déployer la LPO sur les projets
Clarifier chaque point dès son entrée dans la LPO
Définir : un demandeur, un responsable, une date de réponse.
Exiger que le responsable accuse réception pour valider la compréhension.
Prioriser selon impact et probabilité, comme dans un registre de risques.
Garder la LPO lisible et utile
Viser moins de 100 éléments actifs pour éviter la surcharge.
Éliminer les doublons avec le plan de projet ou le registre des risques.
Se concentrer uniquement sur les problèmes ouverts et les actions à synchroniser.
Transformer les réunions de coordination
Ne revoir que les changements d’état et les points proches de l’échéance.
Demander à chacun : “As‑tu un élément à risque ?” plutôt que lire la liste.
Chercher les prochaines actions, pas les coupables.
👉 Ces trois actions simples renforcent votre posture de manager et vous rapprochent de votre potentiel.
Coaching ou mentorat : votre choix, votre croissance
Je suis Franck Dervault, fort de nombreuses années d’expérience professionnelle et désormais en voie de certification comme coach. Je propose deux approches distinctes :
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